Jäsenrekisteri - Käyttöohje

Uusi jäsen

Toiminnolla voit lisätä uutena jäsenenä jäsentietosi rekisteriin. Lomakesivulle meneminen ei edellytä kirjautumista. Sama lomake näytetään myös jos myöhemmin muutat omia tietojasi.

Kunkin tietojakson kohdalla on ruutu, jolla voit valita sallitaanko jäsentietojen näyttäminen yleisesti seuran jäsenille. Voit estää myös kokonaan tietojesi näyttämisen yleisellä listalla. Tiedot näkyvät vain johtokunnan jäsenille ja muille seuran rekistereitä ja järjestelmiä hallitseville.

Normaalien käyttäjätietojen lisäksi sinun tulee syöttää oma salasana (salasana vaaditaan kahteen kertaan). Salasana talletetaan kryptattuna, eikä edes ylläpitäjä pääse sitä näkemään. Jos jätät käyttäjätunnus-kentän tyhjäksi käytetään oletuksena sähköpostiosoitetta käyttäjätunnuksena. Tällä tunnuksella ja salasanalla pääset myöhemmin kirjautumaan seuran sivulla oleville keskustelupalstoille ja muihin sovelluksiin.

Myöhemmin jos muutat tietojasi, aikaisemmin syötettyä salasanaa ei tuoda ruudulle näytettäväksi. Omat tiedot-sivulla Salasana muutetaan vain jos syötät kenttiin uuden salasanan.

Sivulla näytetään myös seuran sähköpostilistat, joista voit valita mille listalle haluat liittyä. Jos olet jo liittynyt listalle, näytetään hyväksynnän tila kunkin listan kohdalla. Liittymispyyntö lähetetään postilistan ylläpitäjälle ja tämän tulee hyväksyä sinut listalle ennen kuin liittyminen astuu voimaan.

Kun painat tallenna, tiedot tarkistetaan ja talletetaan. Jos tiedoissa on puutteita (muoto ei ole sallittu tai pakollinen tieto puuttuu), annetaan sivun yläosassa huomautus puuttuvista tiedoista.
 
Uusille käyttäjille annetaan oletuksena tietyt roolit, jotka ylläpitäjä voi määritellä Roolit-sivulla. Pääsääntöisesti asetukset on määritetty siten, että kun uusi käyttäjä on lisännyt tietonsa, hän voi kirjautua Jäsenrekisteriin ja muuttaa tietojaan, mutta ylläpitäjän tulee erikseen antaa käyttäjälle oikeudet päästä tekemään muita toimenpiteitä.

Omat tiedot

Omat tiedot sivulla Jäsenrekisteriin kirjautunut käyttäjä voi tarkastella omia jäsentietojaan. Jos sinulle on määritetty oikeudet, tuodaan sivulle linkki muuttaa tietoja tai poistaa tiedot.

Klikkaamalla ”Muuta tietoja”, näytetään jäsentietolomake esitäytettynä tiedoillasi (katso kohta ”Uusi jäsen”). Aikaisemmin syötettyä salasanaa ei tuoda ruudulle näytettäväksi. Omat tiedot-sivulla Salasana muutetaan vain jos syötät kenttiin uuden salasanan.

Sivulla voit littyä uusille postilistoille tai muuttaa jäsentietojasi. Jos olet jo liittynyt postilistoille, näytetään hyväksynnän tila kunkin listan kohdalla. Voit myös poistua poistulistoilta ruksaamalla "Poista listalta".

Jäsenlistan katselu

Sisää kirjautuneelle käyttäjille tuodaan oletusnäkymänä lista seuran jäsenistä ja jäsenten julkiseksi sallimista tiedoista. Listan otsikkopalkkia klikkaamalla voit järjestää listan halutun sarakkeen mukaan järjestykseen (oletuksen sukunimen ja etunimen mukaisessa järjestyksessä).

Jos käyttäjälle on annettu tarvittavat oikeudet, listan vasemmalla puolella näkyy linkit käyttäjän muokkaamiseen ja poistoon. Lisäksi tietyillä ylläpitäjän oikeuksilla on mahdollisuus päästä näkemään myös jäsenten piilottamat tiedot.
Ylläpitäjällä on oikeus nähdä kaikkien käyttäjien jäsentiedot lukuunottamatta henkilökohtaista salasanaa. Ylläpitäjä voi myös muuttaa kenen tahansa henkilön tietoja. Ylläpitäjälle näytetään lista käyttäjien jäsentiedoista aivan kuten normaaleille käyttäjille; poikkeuksena myös ne jäsentiedot, jotka eivät ole kaikille julkisia.
Yksittäisen jäsenen tietoja voi muuttaa klikkaamalla 'muuta'.

Sähköpostilistat

Näkymässä näytetään allekkain käytössä olevat sähköpostilistat.
Jos käyttäjällä on oikeudet, sivulla näkyvät linkit Muuta ja Poista. Näillä pääset muuttamaan sähköpostilistan yleisiä tietoja tai poistamaan postilistan.
Jos käyttäjällä on tarvittavat oikeudet, sivulla näkyvät myös linkit ”Lisää uusi postilista” ja ”Hallinoi kaikkia listoja”.
Kunkin listan kohdalla on linkit "Hallinoi listaa" ja "Katso listan jäsenet", millä pääset katselemaan listan jäseniä tai hallinoimaan listalle pyrkiviä jäseniä.

Uusi postilista

Ylläpitäjälle annetaan postilistojen ylläpito-toiminnossa myös mahdollisuus lisätä uusi sähköpostilista. Lomake on sama kuin asetuksia muutettaessa.
Lomakkeen lopussa on painike “talleta”. Talleta-painikkeella asetukset tarkistetaan ja talletetaan. Jos asetuksissa on puutteita tai muoto ei ole hyväksytty, tuodaan ruudulle virheilmoitus.

Listan nimi
Käyttäjille näytettävä postilistan nimi

Listan sähköpostiosoite
Käyttäjille näytettävä sähköpostiosoite, johon postilistalla olijoille voi lähettää postia.

Listan ylläpidon sähköposti
Listan ylläpitäjän sähköpostiosoite. Ylläpitäjä voi halutessaan lähettää listalla olijoiden sähköpostiosoitteet tähän osoitteeseen .
Palvelin lähettää myös automaattisesti tähän osoitteeseen huomatussähköpostin aina kun uusi käyttäjä haluaa liittyä listalle.

Postilistapalvelimen lisäysosoite
Jos tässä kentässä on määritetty sähköpostiosoite, palvelin lähettää liittymispyyntösähköpostin tähän osoitteeseen. Sähköpostin muoto vastaa Mailmanin liittymisviestiä.

Postilistapalvelimen poisto-osoite
Jos tässä kentässä on määritetty sähköpostiosoite, palvelin lähettää poistopyyntösähköpostin tähän osoitteeseen. Sähköpostin muoto vastaa Mailmanin poistosanomaa.

Listan jäsenet

Linkistä ”Katso listan jäsenet” pääset sivulla, jossa voit katsella listan jäseniä.
 
Kunkin käyttäjän kohdalla näytetään hyväksynnän tila (Hyväksytty, Odottaa, Hylätty). Ylläpitäjä voi muuttaa käyttäjän tilaa "Hallinnoi listaa" toiminolla. Käyttäjän tila vaikuttaa automaattiseen lisäämiseen sähköpostilistoille.

Hallinoi listaa

Linkistä ”Hallinnoi listaa” pääset näkymään, missä voit muuttaa käyttäjien tilaa.
 
Sivulla näytetään näytetään käytössä olevat postilistan asetukset ja listalla olevat käyttäjät. Sähköpostilistan tietojen perässä on linkit “muuta” ja  “poista”.
Merkitsemällä postilistan asetuksien perässä näkyvä  ”lähetä lista” check box, ylläpitäjä voi lähettää sähköpostilistan ylläpitäjän osoitteeseen listan kaikista listalla olevista henkilöistä. Tämä tapahtuu automaattisesti talletuksen yhteydessä.

Jäsenen poisto ja lisääminen postilistoille

Kun jäsen hyväksytään postilistalle (kun ylläpitäjä merkitsee postilistojen ylläpitotoiminnossa jäsenen tilaksi ”Hyväksytty”), jäsenrekisteri lähettää liittymispyyntöpostin Mailmanille. Mailman lähettää vielä jäsenen omaan sähköpostiosoitteeseen viestin, mihin pitää vastata, jotta liittyminen aktivoituu myös Mailmanissa.

Jäsen voidaan poistaa postilistalta merkitsemällä postilistalle liittyminen tilaan ”Hylätty”. Tällöin jäsenrekisteri lähettää poistopyynnön Mailmanille. Tässäkin tapauksessa Mailman lähettää vielä jäsenen omaan sähköpostiosoitteeseen viestin, mihin pitää vastata, jotta posto aktivoituu myös Mailmanissa.

Kun ylläpitäjä haluaa poistaa jäsenen kokonaan postilistalta, pitää jäsenen liittyminen ensin siirtää tilaan ”Hylätty”, jotta jäsenrekisteri osaa lähettää poistosanoman Mailmanille. Vasta tämän jälkeen ylläpitäjä voi poistaa jäsenen liittymisilmoituksen kokonaan (linkki ’Poista’ käyttäjän kohdalla postilistan ylläpito-toiminnossa ).

Sovellusoikeudet

Sovellusoikeudet sivulla voit lisätä uusia sovelluksia, jotka liitetään Jäsenrekisterin hallittavaksi ja määritellä kullekin sovellukselle toimintoja.
Muut sovellukset voivat käyttää Jäsenrekisterin autentikointirajapintaa ja käyttäjäoikeuksien hallinta voidaan näin keskittää jäsenrekisteriin.
Kun muut sivuston sovellukset on kytketty kyselemään jäsenrekisteristä oikeudet, myös istunnonhallinta voidaan niputtaa yhden kirjautumisen taakse.

Sovelluksen nimi ja toiminnon tunniste tulee olla tarkalleen oikea, jotta Jäsenrekisteriä vasten autentikoituvat muut sovellukset osaavat hakea tunnistetiedot oikein.

Sovelluksen toiminnoille voit lisäksi luoda käyttöoikeustasoja toimintokohtaisesti.  Oikeudet liittyvät aina johonkin tiettyyn sovellukseen ja sen tiettyyn toimintoon.

Lisää sovellus

Lomakkella voit listätä uuden sovelluksen, joka liitetään Jäsenrekisteriin.
Sovelluksen nimi
Sovelluksen nimi. Tämä tulee olla tarkalleen sama kuin Jäsenrekisteristä oikeuksia kyselevä rajapinta käyttää.
Lisätiedot
Vapaamuotoista tekstiä

Lisää toiminto

Lomakkeella voit lisätä tiettyyn sovellukseen liittyvän toiminnon. Toiminto on aina pakollinen, jotta voit lisätä oikeuksia.
Tunniste ohjelmakoodissa
Tämä tulee olla tarkalleen sama kuin Jäsenrekisteristä oikeuksia kyselevä rajapinta käyttää.
Lisätiedot
Vapaamuotoista tekstiä

Lisää oikeus

Lomakkeella voit lisätä tiettyyn sovellukseen ja toimintoon liittyvän oikeuden. 

Nimi
Kuvaava nimi oikeudelle. Yleensä kannattaa nimetä [Toiminnon tunniste][oikeuden taso], jotta tästä käy ilmi, mitä

Oikeuden taso
Oikeuden tasoluokitus on viisitasoinen ja tasot antavat aina suuremmat oikeudet tiettyyn toimintoon seuraavasti:
•    Katselu : Oikeus katsella, muttei muuttaa
•    Lisäys: Oikeus katsella ja lisätä tietoja
•    Muokkaus: Oikeus, katsella, lisätä ja muokata tietoja
•    Poisto: Oikeus katsella, lisätä, muokata ja poistaa tietoja
•    Ylläpito: Kaikki mahdolliset toiminnon oikeudet
Lisätiedot
Vapaamuotoista tekstiä

Poista

Jotta voit poistaa sovelluksen, pitää ennen tätä poistaa siihen liittyvät oikeudet ja toiminnot. Vastaavasti toiminnon poisto ei onnistu ennen kuin olet poistanut toimintoon liittyvät oikeudet.

Roolit ja oikeudet

Roolit ja oikeudet – sivulla voit käsitellä rooleja ja niihin liittyviä oikeuksia. Käyttöliittymäsivu näyttää Jäsenrekisteriin määritellyt roolit.

Roolin lisääminen ja muokkaaminen

"Lisää uusi rooli"-linkistä saat lomakkeen, millä voit lisätä uuden roolin. Muuta-linkistä pääset muuttamaan roolin tietoja.
Roolin nimi
Kuvaava nimi roolille.

Lisätiedot
Vapaamuotoista tekstiä

Aseta oletuksena
Voit valita, annetaanko rooli uusille käyttäjille oletuksena tunnuksen luonnin yhteydessä.

Roolin oikeudet
Voit valita listalta, mitkä oikeudet liittyvät rooliin. 

Roolin antaminen käyttäjille

Roolit eivät liity kiinteästi yhteen tiettyyn sovellukseen, vaan samaan rooliin voit lisätä oikeuksia useammasta sovelluksesta. Roolit ja oikeudet sivulla kunkin roolin kohdalla on linkki ”Roolin käyttäjät”, joka avaa sivun jossa näet roolin käyttäjät.
Linkistä ”Muuta käyttäjiä” saat näkyville lomakkeen, jolla voit antaa kyseisen roolin käyttäjille.

Käyttäjälle liitettävälle roolille voi määritellä myös voimassaolopäivän, jonka jälkeen käyttäjän rooli ei ole enää aktiivinen.

Oikeuksia ei voi antaa suoraan käyttäjälle, vaan ne tulee olla liitetty ensin tiettyyn rooliin. Näin sovellusten eri oikeuksia voi niputtaa näppärästi yhden roolin alle ja antaa samalla useita oikeuksia käyttäjälle. Voimassaolopäivämäärä on hyödyllinen kun käyttäjille halutaan antaa oikeudet esim. keskustelupalstoille vain seuraavan jäsenmaksun eräpäivään asti. Näin ylläpitäjä voi taas käydä jatkamassa voimassaolopäivää kun maksut on tarkistettu.